監査と巡回指導への対策について
トラック協会から巡回指導に来るという郵便が届いたのですが、どうしたらいいでしょうか？
まずは巡回指導時の指導項目や当日に準備しなければならない書類を把握しましょう。
指導項目や準備書類の一覧表がトラック協会からの郵送物に入っていればそれを使用して自己チェックをしみてください。もし入っていないようでしたら、こちらで用意した自己チェックシートをお送りしますよ。
今ざっと目を通してみましたが、けっこうダメなところが多そうです・・・。
それでは巡回指導当日までの間に一緒に問題点を出来る限り解決していきましょう。もしご希望でしたら巡回指導にも立ち会いますのでご安心ください。
運送業（一般貨物自動車運送事業）を行っている方の中には、運輸局の監査やトラック協会の巡回指導に不安をお持ちの方が多くいらっしゃいます。
たしかに監査や巡回指導は「面倒な事」なのですが、面倒だからと言って気にしないでいると、大きなリスクを負うことになります。
監査や巡回指導で、法令順守に問題があるとされた場合には、指導を受けるだけでなく、行政処分としてナンバーを取り上げられて車両が使用できない期間が生じてしまったり、悪質だと判断された場合には、営業停止処分や、最悪のケースでは許可の取消しという可能性すらゼロではありません。
ですが、シグマにご相談いただく方の中にも、「そうは言っても何をすればいいのかわからない」という方が多くいらっしゃいます。
そのような方のために、この記事では、巡回指導や監査の概要と、どのような対策が必要になるのかを説明しています。
Contents
監査と巡回指導
運送業許可を取得したあとには、営業所に監査官、指導員と呼ばれる外部の方が来て、営業実態について色々と調査される機会があります。
運輸支局による「監査」と、トラック協会に設置された地方貨物自動車運送適正化事業実施機関による「巡回指導」です。
巡回指導は、許可を取った3ヶ月後～半年後に行われ、その後は2年に1度のペースで行われます。事前に「いつ来るか」「何を用意しておけばよいか」などの連絡があり、違反事項があれば指導という形で改善を求められます。
監査は、重大事故を起こしたときや、巡回指導によって悪質な法令違反が発見されたとき、その他にも通報があった場合や法令違反の疑いがかけられたときなどに行われます。
営業所に監査官が突然来る場合もありますし、運輸局の窓口に呼び出しを受けることもあります。
巡回指導とは違い、基本的には無通告で実施され、行政処分を受けることもあります。
巡回指導ですら2時間～3時間程度はかかりますし、監査にいたっては違反項目が見つかると1日で終わらないこともありますので、営業者さんにとってもかなりの負担になります。
巡回指導のポイント
巡回指導のチェックポイントを紹介します。なお、重点事項とされているものは太字、最重点事項とされているものは赤太字にしてあります。
かなり細かいところまでチェックを受けるということがおわかりになるのではないでしょうか。
運行管理に関する部分に項目が多く、かつ重点項目が多いのが特徴です。
事業計画等
- 主たる事務所及び営業所の名称、位置に変更はないか。
- 営業所に配置する事業用自動車の種別及び数に変更はないか。
- 自動車車庫の位置及び収容能力に変更はないか。
- 乗務員の休憩・睡眠施設の位置、収容能力は適正か。
- 乗務員の休憩・睡眠施設の保守、管理は適正か。
- 届出事項に変更はないか。（役員・社員、特定貨物に係る荷主の名称変更等）
- 自家用貨物自動車の違法な営業類似行為（白トラの利用等）はないか。
- 名義貸し、事業の貸渡し等はないか。
帳票類の整備、報告等
- 事故記録が適正に記録され、保存されているか。
- 自動車事故報告書を提出しているか。
- 運転者台帳が適正に記入等され、保存されているか。
- 車両台帳が整備され、適正に記入等がされているか。
- 営業報告書及び事業実績報告書を提出しているか。(本社巡回に限る。)
運行管理等
- 運行管理規程が定められているか。
- 運行管理者が選任され、届出されているか。
- 運行管理者に所定の研修を受けさせているか。
- 事業計画に従い、必要な員数の運転者を確保しているか。
- 過労防止を配慮した勤務時間、乗務時間を定め、これを基に乗務割が作成され、休憩時間、睡眠のための時間が適正に管理されているか。
- 過積載による運送を行っていないか。
- 点呼の実施及びその記録、保存は適正か。
- 乗務等の記録（運転日報）の作成・保存は適正か。
- 運行記録計による記録及びその保存・活用は適正か。
- 運行指示書の作成、指示、携行、保存は適正か。
- 乗務員に対する輸送の安全確保に必要な指導監督を行っているか。
- 特定の運転者に対して特別な指導を行っているか。
- 特定の運転者に対して適性診断を受けさせているか。
車両管理等
- 整備管理規程が定められており、これに基づき、適正に整備管理業務がなされているか。
- 整備管理者が選任され、届出されているか。
- 整備管理者に所定の研修を受けさせているか。
- 日常点検基準を作成し、これに基づき点検を適正に行っているか。
- 定期点検基準を作成し、これに基づき、適正に点検・整備を行い、点検整備記録簿等が保存されているか。
労基法等
- 就業規則が制定され、届出されているか。
- 36協定が締結され、届出されているか。
- 労働時間、休日労働について違法性はないか。（運転時間を除く）
- 所要の健康診断を実施し、その記録・保存が適正にされているか。
法定福利
- 労災保険・雇用保険に加入しているか。
- 健康保険・厚生年金保険に加入しているか。
このようなチェックポイントについて、太字、赤太字の項目を中心に調査されることになります。
どのような準備をすれば良いのかは、事前に巡回指導の通知が来た際に教えてもらえるので、当日も短時間で済むように帳票などをしっかり準備しておきましょう。
巡回指導の結果、改善が必要な点については改善するように指導を受けます。
ただし、あまりにも悪質な場合や、指導を無視し続けたりした場合などには、運輸支局に通報され、監査が行われるきっかけになることもありますので、日頃からいつ巡回指導が来ても良いような準備をしておけるのがベストです。
とは言っても、指摘事項の一切無いケースというのは聞いたことがありませんし、完璧にするのは現実的には難しいと言わざるを得ません。
巡回指導を良いチャンスとして、少しずつ改善して行くというのが賢いやり方ではないかと思います。
監査のポイント
運輸支局の行う監査には3つの種類があります。
- 特別監査
- 一般監査
- 街頭監査
特別監査は「トッカン」とも呼ばれ、重大事故や重大な法令違反があった際に行われる監査です。運送業界の方であれば聞いたことのある方も多いのではないのでしょうか。
監査は前述のとおり「臨店」と言われる営業所や車庫で行われるものと、代表者などが呼び出されて行われるという2つのパターンがあります。
呼出監査は、代表者や運行管理者が運輸局又は運輸支局に呼び出されて、書類を見せたりヒアリングを受けたりするもので、臨店しなくても確認できるような事項についての監査や、監査を受けた後の改善状況の報告をするときに行われます。
ちなみに、呼出監査の通知を無視していると、臨店監査を受けることになってしまうこともありますので、呼び出しにはきちんと応じた方が行政処分は軽く済む可能性が高いです。
監査での重点事項は以下のようなものです。
- 事業計画の遵守状況
- 運賃・料金の収受状況
- 損害賠償責任保険（共済）の加入状況
- 自家用自動車の利用、名義貸し行為の有無
- 社会保険等の加入状況
- 賃金の支払状況
- 運行管理の実施状況
- 整備管理の実施状況
見比べてもらうとわかる通り、巡回指導とほぼ同じ内容になっています。
しかし巡回指導と違い、違反が見つかった場合には行政処分として車両の使用停止処分などを受ける可能性があります。
しかも無通知で突然入るため、日頃からの法令順守がより一層大切になってきます。
車両の使用停止処分については、一般社団法人運輸安全総研トラバスのブログ「行政処分での車両停止の対象車両の決め方やナンバープレートが外されてしまう場合の手続きの流れ」もご参照ください。
Gマークを取得していると監査の頻度が減る可能性がありますので、自社の法令順守にしっかりと取り組もうというトラック運送業者様は、Gマークの取得を検討するのも良いかもしれません。
行政書士法人シグマでは、Gマークの取得に関してもご相談を受け付けていますので、Gマーク取得サポートのご依頼、ご相談もお気軽にご連絡ください。
対策の基本は法令順守
監査や巡回指導の目的は、法令上では事故防止と運輸の適正化ということになっていますが、わかりやすく言ってしまえば「ルールを守っているか？」ということを確認することです。
しかし、「法令順守」と言葉で言うのは簡単ですが、法令を順守しながら運送業を行っていくためには、非常に数多くのルールを守らなければなりませんので、実際に運送業をしながら法令順守をするのはそれほど簡単なことではありません。
そういった事情もあり、なかなかしっかりと法令順守できていない事業者様が多いのも事実です。
だからと言って、法令違反をしたままで日々の運行を行っていると、実際に監査や巡回指導が入るというときに大慌てするということになりかねません。
実際に当法人にも、「巡回指導日の郵便が届いたが、帳票類がちゃんとできているかわからなくて不安」「監査が入って車両の使用停止処分を受けそうなので、改善方法のアドバイスが欲しい」といったような相談があります。
さきほど紹介したとおり、監査や巡回指導でのチェック項目は多岐にわたりますので、短期間で是正しようと思うとかなり大変ですし、過去に遡ってデータを確認して書類を作ったりするのは間違いも発生しやすいです。
だからといって、実態と異なる書類、つまり虚偽の書類を作成するのは、最悪の監査対策です。百戦錬磨の監査官や指導員の目は、誤魔化すことはできません。
また、監査は基本無通告で入りますので、そのまま行政処分を受けるということになってしまえば、荷主様や世間からの信頼を損ない、事業の継続自体も危うくなります。
したがって、最も確実な対策というのは、いつ監査や巡回指導が入っても大丈夫なように、日々しっかりと法令順守をしながら事業を行うということです。
確かに非常に大変なことなのですが、後になってまとめて膨大な作業をしなければならないことを考えれば、日々しっかりと書類を作ったり、点呼をしたり、必要な手続きをしたりすることが、結局は一番楽ですし経営上のリスクも小さいです。
法令順守ができていない事業者様は、悪意があってルールを破っているわけではなく、日々の業務の中で、「しっかりやらないといけないな」とは思いながらもなかなかそこまで手が回らないというケースがほとんどだと思います。
行政書士法人シグマでは、そのような事業者様の法令順守のサポートを行っています。
さらに専門家集団である一般社団法人運輸安全総研トラバスによる、様々なサービスも提供しています。
少しでも監査、巡回指導対策をして、長続きする事業をしたいトラック運送業者様は、ぜひ一度ご相談ください。
